Порядок роботи із зверненнями громадян

ПОРЯДОК роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян

Оприлюднено у Порядок роботи із зверненнями громадян

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням голови

районної державної адміністрації

     від 09.06.2011 №197

ПОРЯДОК

роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом районної державної адміністрації у приймальні районної державної адміністрації, прийому за місцем проживання громадян.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:

індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

колективні – звернення, що подані групою осіб;

повторні:

 а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в райдержадміністрації;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання, підняті в попередньому зверненні;

дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до райдержадміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу районної державної адміністрації поштою, отримує начальник загальнго відділу апарату райдержадміністрації та в день отримання передає головному спеціалісту по роботі із зверненнями громадян загального відділу апарату райдержадміністрації (далі – спеціаліст).

4. Спеціаліст перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;

визначає суть, характер і короткий зміст звернення;

перевіряє, чи є воно повторним або дублетним;

реєструє (заносить до бази прізвище, ім’я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з інших органів, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додає особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, проставляє відмітку «особливий контроль».

5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень у загальному  відділі здійснюється у день надходження.

 6. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються особисто головою райдержадміністрації, а в разі його відсутності – заступником голови райдержадміністрації, на якого покладено виконання обов’язків голови районної державної адміністрації.

7. Звернення, оформлене без дотримання вимог, зазначених у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або немає дати, не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу.

8. Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник загальноговідділу. Відповідь заявнику з роз’ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом керівника апарату райдержадміністрації.

9. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

10. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень райдержадміністрації, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники голови райдержадміністрації за напрямами діяльності, керівник апарату райдержадміністрації. Звернення направляється визначеному органу разом із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

11. Розглянуті керівництвом райдержадміністрації письмові звернення передаються для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.

12. Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:

листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;

листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

13. Спеціаліст відділу готує для відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька. На оригіналі звернення ставиться штамп «Взято на контроль. Додаток підлягає поверненню»;

14. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень керівництва райдержадміністрації покладається на керівників  самостійних структурних підрозділів райдержадміністрації та загальний відділ.

15. Термін розгляду звернень установлюється керівництвом райдержадміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до райдержадміністрації приймає керівництво райдержадміністрації, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

16. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

17. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

18. Керівники самостійних структурних підрозділів районної державної адміністрації до 5 числа кожного місяця надають до загального відділу інформацію про наступне:

стан роботи зі зверненнями громадян за останній місяць;

недоліки у роботі або порушення вимог чинного законодавства під час роботи зі зверненнями громадян;

причини порушень та перелік заходів, що були вжиті з метою їх виправлення.

ІІІ. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян

в районній державній адміністрації

1. Прийом громадян здійснюється щодня у приймальні районної державної адміністрації спеціалістом з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00  крім суботи, неділі та святкових днів.

2. Вхід громадян до приймальні вільний.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в райдержадміністрації і графік прийому опубліковуються в засобах масової інформації, розміщуються на веб-сайті райдержадміністрації, у приміщеннях управлінь,відділів,  виконкомів сільських рад.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян головою райдержадміністрації, першим заступником голови, заступниками голови райдержадміністрації, керівником апарату райдержадміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації проводиться згідно із затвердженими графіками  з питань, вирішення яких належить до повноважень райдержадміністрації, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними працівниками райдержадміністрації.

5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто головою райдержадміністрації, його заступниками, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації першочергово у дні прийому згідно з графіком.

6. Особистий прийом громадян головою райдержадміністрації проводиться за попереднім записом. Запис на особистий прийом робиться тільки після розгляду питання, що потребує вирішення, заступниками голови райдержадміністрації за напрямами діяльності, і якщо вирішення зазначеного питання належить до компетенції райдержадміністрації, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до голови райдержадміністрації. Спеціалістом у журналі обліку попереднього запису громадян на особистий прийом голови райдержадміністрації не пізніше ніж за 5 днів до дня прийому робиться відповідний запис.

6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом голови райдержадміністрації проводиться співбесіда, за результатами якої:

з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що було прийнято з цього питання;

вивчаються питання, з якими громадянин бажає звернутися на особистий прийом голови райдержадміністрації;

надається допомога щодо розгляду порушених питань заступниками голови райдержадміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, установами та організаціями, до повноважень яких належить вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до райдержадміністрації.

Якщо громадянин звертається до райдержадміністрації повторно, з’ясовується, до кого із заступників голови райдержадміністрації або якого структурного підрозділу райдержадміністрації він уже звертався і яке рішення було прийнято. Після цього перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше. Якщо питання не було вирішено по суті, дані про заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які бажають особисто звернутися до голови райдержадміністрації.

Громадяни, які звертаються із питаннями, що знаходяться за дорученням керівництва райдержадміністрації на розгляді у структурних підрозділах райдержадміністрації, головою райдержадміністрації з цих же питань не приймаються.

7. Спеціаліст:

7.1. Складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом голови райдержадміністрації

7.2. Визначає керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів сільських рад за погодженням із головою райдержадміністрації і запрошує взяти участь в особистому прийомі .

7.3. Забезпечує добірку матеріалів із питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі голови райдержадміністрації.

8. У разі необхідності керівники структурних підрозділів райдержадміністрації надають спеціалісту пропозиції щодо шляхів вирішення питань, які порушуються громадянином у зверненні, не пізніше ніж за 2 робочих дні до дати прийому.

9. Спеціаліст, присутній на особистому прийомі, організовує його проведення та за результатами прийому оформляє резолюції та доручення голови райдержадміністрації на реєстраційно-контрольних картках.

10. Особистий прийом громадян першим заступником голови, заступниками голови, керівником апарату районної державної адміністрації здійснюється згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

11. Спеціаліст :

з’ясовує прізвище, ім’я,  по батькові громадянина, місце проживання, попередньо знайомиться із змістом звернення та оформляє реєстраційно-контрольну картку;

забезпечує першочерговий прийом осіб згідно з чинним законодавством;

здійснює добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з’ясовує результати розгляду попередніх звернень. Справа попередніх звернень заявників, матеріали їх розгляду, висновки та відповіді на них, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, разом із реєстраційно-контрольною карткою передаються керівнику, який веде прийом.

проводить попередню розмову із заявником з метою вивчення суті питання, ознайомлюється з матеріалами попередніх звернень,

є присутніми на особистому прийомі, забезпечують організацію його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівництва райдержадміністрації, що надані за результатами прийому;

ІV. Порядок проведення керівництвом районної державної

адміністрації виїзних особистих прийомів громадян

за місцем їх проживання

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом райдержадміністрації за місцем проживання громадян згідно з графіком, який щокварталу складається відділом організаційно – кадрової роботи апарату райдержадміністрації згідно з пропозиціями, наданими керівництвом райдержадміністрації, і затверджується головою райдержадміністрації за 5 днів до початку кварталу.

2. Після затвердження головою райдержадміністрації, графік виїзних прийомів громадян направляється:

першому заступнику голови, заступникам голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації – для виконання;

органам місцевого самоврядування, підприємствам, організаціям, зазначеним у графіку, – для проведення підготовчої роботи до виїзного особистого прийому громадян керівництвом райдержадміністрації;

спеціалісту – для обліку проведення виїзних особистих прийомів.

3. Органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, де заплановано проведення виїзного прийому:

3.1. Доводять через ЗМІ до відома населення інформацію про дні і час прийому.

3.2. Здійснюють попередній запис громадян, передають список спеціалісту за день до дати проведення прийому.

3.3. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4. Спеціалістпід час проведення прийому приймає від громадян звернення та оформляє доручення;

.

5. Спеціаліст :

здійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом і характером питань, контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;

готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в райдержадміністрації;

забезпечує надходження звернень, що отримані на виїзному прийомі, безпосередньо до установи, організації,  у компетенції якої знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;

вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються до керівництва районної державної адміністрації під час особистого (виїзного) прийому;

контролює додержання графіка проведення особистого прийому громадян у приймальні райдержадміністрації, а також виїзних прийомів, готує щоквартальні звіти про організацію прийому громадян. Про факти недотримання графіку проведення особистого прийому громадян інформує голову райдержадміністрації через керівника апарату райдержадміністрації.

Відповіді на звернення, що отримані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявникам посадовими особами відповідно до доручення керівництва райдержадміністрації або особисто.

V. Вирішення питань, що порушені у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам

1. Керівники управлінь, відділів  та органів місцевого самоврядування, які за дорученням керівництва райдержадміністрації розглядають звернення громадян, зобов’язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати у виконавців матеріали та з виїздом на місця перевіряти факти, що викладені у зверненні, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, ґрунтовно аналізують отриману інформацію, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові районної державної адміністрації або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. Якщо звернення контролювалося органом влади вищого рівня, то інформації готуються в такому порядку:

інформація до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та інших центральних органів виконавчої влади, голови обласної державної адміністрації готується виконавцями тільки за підписом голови райдержадміністрації (у разі його відсутності – виконуючим його обов’язки),

інформація до заступників голови обласної державної адміністрації готується виконавцями за підписом голови, першого заступника,  заступників голови районної державної адміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).

4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової  відповіді заявнику покладається на посадових осіб, яким доручено розгляд звернень.

5. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам  порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

6. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до районної державної адміністрації та розглянуті головою районної державної адміністрації, надаються за його особистим підписом або згідно з дорученням – керівним працівником райдержадміністрації.

7. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівництва райдержадміністрації, та надають їх спеціалісту не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

8. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники голови райдержадміністрації, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику за дорученням керівництва райдержадміністрації здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому проекти обґрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочі дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом райдержадміністрації.

9. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім’я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.

10. Підписані керівництвом райдержадміністрації відповіді заявникам передаються спеціалісту для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

11. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у загальному відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. спеціаліст може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

12. Спеціаліст відділу за першою вимогою заявника надає  йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

 

Керівник апарату районної державної адміністрації В.НОВІКОВ

/Піпко І.А../

 

вологість:

тиск:

вітер:

вологість:

тиск:

вітер:

вологість:

тиск:

вітер:

вологість:

тиск:

вітер:

вологість:

тиск:

вітер: